Error 1. Alcance muy amplio – megaproyectos
Quizás el más común de los errores. Como una herencia de los proyectos de los 90′s y principios del 2000, cuando ocurrían los primeros procesos de modernización en los que en muchos casos se pasaba de la máquina de escribir al computador. Eran proyectos que requerían mayores esfuerzos por un cambio cultural mucho mas grande, al tiempo, que la tecnología no permitía los niveles de integración actuales. En este contexto surgen los “Sistemas Integrados/Integrales de…” que pretendían abarcar gran parte de las actividades de la institución.
A priori, la modernización de todos los aspectos de una institución dentro de un solo proyecto, suena muy coherente considerando la integración armónica que se puede lograr. Sin embargo, la experiencia demuestra que llevar adelante este tipo de proyectos es equivalente a invertir todo el dinero que uno tiene en las acciones de una sola compañía.
¿Que pautas deben considerarse entonces para diseccionar un megaproyecto de varios millones de dólares y muchos años de ejecución en componentes sin que se incrementen los costos ni reduzcan los beneficios?
A partir de las dependencias y contexto actual de cada área de la institución respecto de su relación con la tecnología debe planificarse y priorizarse la automatización de cada área, es importante considerar, para esta planificación, el impacto que cada sub-proyecto, en términos de valor y cantidad de beneficiarios que este tendrá.
Se debe tener en cuenta que dependiendo de la especialización de cada área se deben considerar diferentes tipos de soluciones y proveedores. Por ejemplo, los aspectos administrativos estan cada vez más comoditizados al punto en que el Open Source está empezando a competir en el mercado de los ERP, mientras que en los procesos del negocio están madurando las disciplinas del BPM sin dejar por fuera algunos esfuerzos de desarrollo.
Error 2. Fortalecimiento del área informática post-implantación
La ejecución de proyectos de modernización una y otra vez caen en la falla de fortalecer las áreas técnicas de la institución luego de construirse e implementarse los sistemas en lugar de hacerlo previamente.
Esto afecta seriamente las posibilidades de la institución de ofrecer una contraparte técnica fortalecida y los aportes que pueda ofrecer.
Error 3. Hardware antes que software
Es parte de nuestra naturaleza humana, lo tangible, lo que se puede tocar, conectar, etc. Adquirir el hardware da una sensación de que hemos avanzado en nuestro proyecto o que es un buen inicio, tenemos un magnífico equipo, conectado en nuestro centro de cómputo, conectado a la red, protegido tras un firewall, etc. ¿Y el software?… No nos preocupemos, eso viene en un pequeño DVD que se instala de una vez.
Al momento de instalar el software nuestro servidor ya no nos parece tan bueno, ha pasado un año desde que lo compramos, el nuevo modelo tiene mejor procesador, mas memoria y cuesta menos que lo que nos costó el nuestro un año atrás.
Recuerden, comprar hardware es fácil, utilizarlo es la parte difícil.
Error 4. Soporte a las decisiones antes que automatización de operaciones
Un vicio común de los directivos, evidentemente se trata de una necesidad real: la falta de información para la toma de decisiones. Pero cuando la automatización de los procesos de negocio es mínima, nula o no está integrada en los niveles operativos será imposible de satisfacer.
Error 5. Migración de información
Un error recurrente en los proyectos que tienen por objetivo reemplazar aplicaciones existentes, que quizás no abarcan todas las necesidades de sus usuarios, tienen plataformas obsoletas, tienen problemas de rendimiento, etc. pero que en cualquier caso contienen información vital para la institución.
El error inicia con un diseño del sistema teórico, basado solamente en el relevamiento del deber ser, promovido por la bien conocidas re-ingenierías. El error luego es profundizado cuando se trata de migrar la información una vez que el sistema esta construido. Como consecuencia se tienen estructuras de datos totalmente incompatibles no solo a nivel de tabla-campo sino en muchos otros aspectos mismos de la información y de su calidad.
Recuerden, la migración de datos es un requerimiento, y probablemente afecta mas el diseño de lo que lo afectan las necesidades del usuario, el costo de no implementarla es altísimo.
