Sin duda, Microsoft ha logrado consolidarse en el sector empresarial empleando como punta de lanza uno de sus productos bandera, Office. Este producto ha evolucionado y hoy es mucho más que el conjunto de aplicaciones de ofimática que conocíamos hace 20 años. Ahora viene acompañado de una cantidad impresionante de servicios en la nube y que, en muchas ocasiones, las empresas no conocen o no alcanzan a visualizar su potencial para dar eficiencia a sus negocios.

En efecto, la suscripción de Office 365 trae mucho más de lo que estábamos habituados a utilizar, pero que abre un mundo de posibilidades. Por supuesto que el COVID-19 nos forzó a descubrir y convertirnos en expertos en los servicios de nube de primera línea: Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive e incluso Planner para los más avanzados.

Pero la lista continúa, y los servicios de colaboración se extienden a servicios de digitalización, automatización y análisis de datos que dejan en manos de nuestra iniciativa la revolución de nuestros negocios y actividad, por el mismo costo de la suscripción que ya estamos pagando.

Uno de estos tesoros escondidos es Microsoft Bookings, que deja la agenda de clientes en formato de autoservicio, al publicar los espacios libres de nuestra agenda para que un tercero reserve una cita, terminando con los correos de ida y vuelta para coordinarla, esos que empiezan: “Hagamos una llamada el lunes a las 3pm” y que siguen… “Mejor a las 4, porque a las 3 ya tengo una agendada” y luego… “Mmm, no, a las 4 no puedo, mejor el martes…”, y así siguiendo. Bookings no solo reserva la cita, sino que envía un recordatorio el día previo y otro una hora antes (como para que no haya excusas).

Pero sin duda, los servicios de Power Platform son los que más nos asombran. Este conjunto de herramientas, denominadas low-code (bajo código) tiene un potencial increíble en términos de digitalización y automatización de nuestra actividad operativa, permitiendo desarrollar pequeñas aplicaciones a los usuarios expertos, a los que Microsoft denomina “citizen developers”, dejando problemas mucho más complejos, y que requieren mayor ingeniería a los “professional developers”. Estas aplicaciones existen en el mismo entorno y con las mismas políticas de seguridad establecidas para Office 365, disminuyendo la burocracia entre las áreas de negocio, y la gestión de seguridad de la información o infraestructura.

La democratización de estas capacidades, en las que un especialista del negocio es capaz de construir y publicar su propia aplicación móvil, conectada a datos y servicios (cerca de 500 y creciendo), publicarla a lo interno de la empresa, y compartirla con sus colegas, es sin duda un gran hito.

¿Qué se necesita?

Power Platform fue diseñado para que los usuarios tradicionales de Office (en especial Excel) tengan una transición fácil a este entorno, en lugar de programas, se utiliza la notación de funciones, sí, tal cual se hace en Excel, incluso se muestran en colores las referencias a otros elementos (botones y campos) como si fueran celdas referenciadas en nuestra fórmula. Los primeros pasos en Power Platform pueden hacerse de la mano de unos cuantos tutoriales de YouTube y creando algunas de las aplicaciones de ejemplo que están disponibles en la librería de Power Apps.

…Me gustó, ¿Pero por dónde empezamos?

Diría que una forma de empezar es mirar nuestra colección de archivos de Excel, aquella con la que trabajamos regularmente, e identificar los que nos causan mayores problemas o demoras, normalmente estos archivos debieran ser aplicaciones (bases de datos u otros), pero el día a día los confinó a una hoja Excel que fuimos mejorando, añadiendo fórmulas más complejas y vínculos a otras hojas, luego fue compartida por varios usuarios en una carpeta de red, luego en SharePoint, pero que no deja de recordarnos que es una solución provisional. También son buenos candidatos aquellos procedimientos de copiar/pegar o transcribir información desde un documento a otro, tareas repetitivas, que agregan poco valor, pero son necesarias para seguir funcionando y que al final del día nos restan varios minutos u horas.

Creemos que es el inicio de un nuevo ciclo de innovación que nace desde todas las áreas de la empresa. Quedamos a disposición para acompañarlos en este prometedor viaje.

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