Gestión de Expedientes en el Tribunal Tributario de Panamá
  • Home
  • Gobierno
  • Gestión de Expedientes en el Tribunal Tributario de Panamá

Gestión de Expedientes en el Tribunal Tributario de Panamá

By In Gobierno, Noticias, Proyectos On 15/07/2014


tribunal_administrativo_tributario-300x199A principios del mes de mayo concluimos el proyecto de Gestión de Expedientes para el TAT (Tribunal Administrativo Tributario). Un proyecto con características especiales, y digo especiales refiriéndome a muchos aspectos positivos que encontramos durante la ejecución del proyecto, algo no tan común en la institución pública, y que resaltamos como buen ejemplo.

Algunas características del entorno del proyecto a continuación:

  • La implantación del sistema estaba considerado en la estrategia institucional, que abarca cinco años. El personal de la institución tenía conciencia del alcance, la motivación y los resultados esperados, las características del proyecto fueron discutidas y participadas a los funcionarios con anterioridad como el paso de un camino a seguir durante la elaboración de la estrategia.
  • Los objetivos de la implantación eran claros, y las aspiraciones bien medidas. El TAT tenía por objetivo tener control del proceso y acceso oportuno a la información, pero no, la digitalización de sus expedientes. Consciente de que aún existe una barrera legal y cultural para que los trámites legales puedan realizarse de manera 100% digital.
  • Participación de los actores en forma oportuna: La participación de los actores en los proyectos es fundamental para la obtención de información de calidad sobre los procesos de la institución y la validación de la implementación, pero el exceso de participación puede provocar demora en la toma de decisiones. En este caso, la participación de los mandos medios cubrió gran parte de las necesidades durante el relevamiento, escalando cuando existían decisiones de mayor relevancia y ampliando la participación en la revisión de detalles más operativos.

Esta claro que no todo fue color de rosa, como todo proyecto demandó mucho trabajo y se tuvieron largas jornadas de revisión y discusión, pero el contexto y la estructura permitieron fluidez. El resultado, la implantación de un sistema con funcionalidades valiosas para los usuarios, en tiempo y costo acordados y con mas satisfacciones que sorpresas.

El proyecto fue ejecutado de manera conjunta con Colosa, la empresa detrás de ProcessMaker producto que representamos en Panamá. ProcessMaker es el BPM Opensource número 1, compitiendo con gigantes de la industria en varios campos.

Las funcionalidades de mayor valor, casi todas nativas de ProcessMaker, explotadas en este proyecto fueron:

  • Asignación de tareas por roles y acceso a un buzón de tareas para su gestión.
  • Uso de plantillas para la generación de documentos: Oficios, Notificaciones, Resoluciones, etc.
  • Formularios específicos para cada actividad, incluyendo validaciones, y reglas de negocio complejas.
  • Registro de las acciones para efectos de la trazabilidad.
  • Fácil acceso a historial del proceso en forma tabular y gráfica.
  • Control de tiempos para la ejecución de determinadas tareas.
  • Generación de las estadísticas e indicadores de los procesos.
  • Notificaciones por correo electrónico en eventos determinados.

Si bien los beneficios de utilizar un sistema de gestión de expedientes, en lugar de listados en hojas de cálculo y tarjetas, es evidente e instantáneo, se esperan otros beneficios de mayor impacto que serán medibles en el mediano plazo: la estandarización del proceso, sus entradas y salidas son el primer paso a una certificación de calidad y reducción significativa de errores por la automatización de tareas repetitivas.

El siguiente desafío del TAT es saber explotar de manera creciente los beneficios de la automatización de sus procesos, para ingresar en un ciclo de mejora continua, sabemos que lo lograrán!.

 


About the Author

admin